第一条 为了加强对电子公文的归档管理，有效维护电子公文的真实性，完整性、安全性和可识别性，根据《中华人民共和国档案法》、《国家档案局电子公文归档管理暂行办法》和《云南省电子政务实施意见》等有关法规，制定本办法。

　　第二条 本办法所称的电子公文、是指各地区、各部门在云南省电子政务网、本部门计算机局域网络和办公自动化应用系统中经处理后形成的具有规范格式的公文的电子数据。

　　第三条 各科室要指定专人负责本科室的电子公文归档工作，将电子公文的收集、整理、归档、保管、利用纳入机关文书处理程序和相关人员的岗位责任。

　　第四条 办公室应参与和指导电子公文的归档工作。负责电子公文的形成、收集、整理和归档等工作，并建立健全电子公文归档、保管、维护和利用的规章制度，有效提供利用。

　　第五条 电子公文的归档范围及保管期限，参照《机关档案工作条例》、《科技档案工作条例》等有关法规进行划定。

　　第六条 电子公文一般应在办理完毕后及时交档案室归档。应在次年6月30日以前完成。

　　第七条 电子公文形成后必须将具有永久和长期保存价值的电子公文，制成纸质公文与原电子公文的存储截体一同归档，并使两者建立互联。

　　第八条 需要永久和长期保存的电子公文，应在每一个存储载体中同时存有相应的符合规范要求的机读目录。

　　第九条 电子公文的收发登记表、机读目录、相关软件、其他说明等要与相对应的电子公文一同归档保存。

　　第十条 电子公文的归档在全省电子政务网络、国家“金字号工程”网络等基础平台上进行。各电子公文形成后综合档案室应配备足够容量和处理能力及相对安全的系统设备。

　　第十一条 电子公文形成后在运行电子公文原理系统的硬件环境中设置足够容量、安全可靠的暂存存储 器，存放处理完毕归档保存的电子公文，以保证归档电子公文的完整、安全。

　　第十二条 电子公文形成后在电子公文处理系统中设置符合安全要求的操作日志，随时自动记录对电子公文实时操作的人员、时间、设备、项目、内容等，以保证归档电子公文的真实性。

　　第十三条 电子公文形成后在电子公文归档时，对相关项目进行检查，检查项目包括与纸质公文核对内容、签章，审核电子公文收发登记表、操作日志及相关的著录条目等，确认电子公文及相关的信息和软件无缺损且未被非正常改动，电子公文与相应的纸质公文内容及格式一致，处理过程无差错。

　　第十四条 归档电子公文的移交形式可以由交接双方之间进行存储载体传递或通过电子公文传输系统从网络上交接。

　　第十五条 通过存储载体进行交接的归档电子公文，移交与接收科室均对其载体、技术环境和电子公文的可理解性进行检验，确保载体清洁、无划痕、无病毒等。

　　第十六条 归档电子公文应存储到符合保管要求的脱机载体上。归档保存的电子公文一般不加密，必须加密归档的电子公文与其解密软件和说明文件一同归档。

　　第十七条 归档的电子公文，按本单位档案分类方案进行分类、整理，并拷贝至耐久性好的载体上，一式3套，一套封存保管，一套提供利用，一套移交档案馆保管。

　　第十八条 综合档案室加强对归档电子公文的管理，严格遵守国家有关保密规定，会同信息技术部门妥善解决好涉密电子公文的安全保密措施。

　　第十九条 综合档案室加强对归档电子公文的管理，提供利用有密级要求的归档电子公文，严格遵守国家有关保密的规定。采用联网的方式提供利用的，采取稳妥的身份认定、权限控制及其他安全保密措施。

　　第二十条 超过保管期限的归档电子公文的鉴定和销毁，按照归档纸质文件的有关规定执行。对确认销毁的电子公文可以进行逻辑或物理删除，并由综合档案室列出销毁文件目录存档备查。

　　第二十一条 计算机辅助设计、制造系统、生产管理系统或电算化等系统产生的其他类型电子公文的归档管理可参照本办法。